Analisis Ruang Penyimpanan Rekam Medis Di RSUD Kota Bogor

Abstract

Pengelolaan rekam medis di RSUD Kota Bogor masih menghadapi sejumlah kendala meskipun telah mengikuti standar operasional prosedur (SOP). Penelitian ini bertujuan mengevaluasi tata kelola ruang penyimpanan rekam medis, dengan fokus pada aspek pengawasan, sistem retensi, keamanan, serta kesiapan digitalisasi. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif melalui observasi langsung, wawancara mendalam dengan kepala ruang rekam medis dan petugas filing, serta dokumentasi kondisi fisik ruang penyimpanan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa meskipun SOP tersedia, pengawasan masih bersifat insidental sehingga berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian prosedur. Sistem retensi lima tahun telah diterapkan, namun pelaksanaan pemusnahan terhambat oleh kebijakan digital klaim. Dari sisi keamanan, penyediaan APAR dan sistem akses fingerprint sudah diterapkan, tetapi ruang penyimpanan yang menyatu dengan ruang kerja masih berisiko terhadap kebocoran data. Penerapan sistem Terminal Digit Filing (TDF) dinilai efektif, meskipun keterbatasan sarana prasarana menyebabkan praktik penyimpanan belum optimal. Transisi menuju rekam medis elektronik (RME) belum sepenuhnya berjalan, sehingga arsip fisik masih sangat dibutuhkan. Penelitian ini menyimpulkan bahwa keterbatasan fasilitas dan rendahnya prioritas manajemen menjadi faktor utama yang menghambat efektivitas penyimpanan, sehingga diperlukan dukungan manajerial, penguatan infrastruktur, serta strategi digitalisasi yang terarah untuk mendukung pengelolaan rekam medis yang lebih berkelanjutan.